KAIZEN

Apakah Kaizen Merupakan Sistem Yang Efektif?

Berdasarkan testimoni dari perusahaan otomotif Jepang dan perusahaan-perusahaan lainnya Kaizen terbukti merupakan metode yang sangat efektif dan kuat. Namun dalam beberapa organisasi ada juga yang mengalami kegagalan dalam mengimplementasikan filosofi Kaizen tersebut. Kegagalan kaizen karena perusahaan yang menerapkan kaizen belum sepenuhnya berkomitmen untuk menempatkan dan merespon kaizen sebagai landasan strategi.

Dalam penerapannya, kaizen harus dimulai dari perubahan pola pikir (mindset) dari setiap individu dari organisasi tersebut. Perlu diingat bahwa melihat keberhasilan pencapaiannya tidak bisa dalam jangka pendek namun berupa suatu akumulasi keberhasilan dalam konteks jangka panjang.

Mengapa karyawan perlu berpartisipasi? Untuk memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendesain kembali pekerjaan mereka.

Dalam menerapkan Kaizen di tempat kerja, anggota organisasi di dalam perusahaan harus bekerja sama dalam mematuhi minimal tiga hal, sebagai berikut:

1. Pemeliharaan Tempat Kerja (5S)

Dalam bahasa Jepang disebut sebagai 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke) atau disebut juga 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin). Inti dari 5R, Karyawan mengikuti semua aturan yang disepakati dan ditetapkan pada tiap langkah 5R. Saat mencapai step rajin, mereka telah cukup terbekali untuk mengikuti dan mematuhi berbagai aturan lain dalam pekerjaan mereka.

1. Menghilangkan Pemborosan

Kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah adalah pemborosan. SDM di tempat kerja memiliki dua kemungkinan yaitu apakah ia memberikan nilai tambah atau tidak memberikan nilai tambah. Hal ini juga berlaku bagi sumber daya perusahaan lainnya. Kaizen lebih menekankan menghilangkan pemborosan daripada menambah investasi bisnis.

1. Standardisasi

Kemajuan yang diraih bukanlah hasil satu lompatan besar ke depan, tetapi diraih karena perubahan kecil tanpa henti yang berhubungan dengan produk atau jasa. Di dalam kaizen, kesempurnaan itu tidak ada. Artinya tidak ada kemajuan sistem yang bisa memenuhi ideal, selalu saja ada ruang untuk melakukan perbaikan dengan cara menerapkan usaha yang memberi nilai tambah dan mengeliminasi usaha yang tidak memberi nilai tambah.

Di Kaizen, istilah standarisasi lebih mewakilkan terhadap aktivitasnya. Di mana standarisasi tersebut bersifat sementara. Standarisasi dipertahankan sampai ada karyawan yang dapat mengerjakan suatu aktivitas dengan lebih baik. Tidak ada standar yang bersifat permanen tetapi harus terus diperbaiki. Filosofi kaizen menganggap bahwa cara kerja perlu disempurnakan setiap saat dan tidak ada satu haripun berlalu tanpa penyempurnaan di dalam organisasi.

Jenis-Jenis Kaizen:

1. Sagyo Kaizen (Improvement cara kerja / Sistem)

Yang diperbaiki adalah cara kerjanya / sistemnya, sehingga hasilnya lebih baik dari sebelumnya.

• Keuntungan : Biaya perbaikan murah

• Kelemahan : Perlu konsisten daam pelaksanaannya, agar hasil lebih baik dari sebelumnya

2. Shetsubi Kaizen (Improvement mencipatakan / Menggunakan alat)

• Keuntungan : Mudah dilakukan dan mudah dikonfirmasikan

• Kelemahan : Perlu biaya untuk merealisasikan perbaikan tersebut

Total Kaizen 5S/5R

Berdasarkan pengalaman implementasi di berbagai perusahaan lokal maupun perusahaan kelas dunia, segala aspek dalam proses bisnis dapat lebih ditingkatkan lagi. Selalu ada celah untuk perbaikan dan penyempurnaan. Perbaikan dan penyempurnaan ini dapat berlangsung secara berkelanjutan, bukan hanya dilakukan oleh jajaran pimpinan melainkan juga oleh seluruh karyawan yang terlibat.

Total Kaizen 5S adalah sebuah konsep sekaligus implementasi untuk menciptakan perubahan-perubahan kecil dengan prinsip 5S/5R yang dilaksanakan oleh seluruh karyawan secara berkesinambungan agar memberikan hasil nyata dalam peningkatan kinerja perusahaan. Melalui konsep ini Experto menyajikan solusi menyeluruh secara total untuk meningkatkan kinerja karyawan dan perusahaan melalui tiga pilar penerapannya, yaitu: Total Improvement (5S), Total Service, dan Total Aspect (5TY).

1. Total Improvement

Prinsip 5S/5R telah membantu begitu banyak perusahaan kelas dunia yang bergerak di industri barang maupun jasa mencapai kinerja, profitabilitas, kualitas, dan produktivitas yang tinggi. Bukan hanya dicapai melalui perbaikan-perbaikan bersifat kasat mata melainkan juga perbaikan prosedural yang dapat meningkatkan kualitas produk dan kepuasan pelanggan. 5S adalah suatu konsep pengorganisasian lingkungan dan proses bisnis yang telah menjadi keharusan untuk mencapai kinerja yang tinggi.

1. Seiri diterjemahkan sebagai “Pemilahan”. Segala hal yang terlibat dalam proses bisnis dari mulai benda, bahan, peralatan, perlengkapan, persediaan, catatan, laporan, prosedur, program, dll harus dipilah-pilah sesuai fungsinya dan tingkat kepentingannya agar menciptakan proses kerja yang efektif dan efisien. Seiri berarti memilah dan memilih mana yang perlu dibuang, mana yang perlu disisihkan, mana yang perlu disimpan, mana yang berguna, mana yang tidak efektif, dll.

2. Seiton diterjemahkan sebagai “Penataan/Penyusunan”. Apa yang sudah dipilah-pilah berdasarkan prinsip “Seiri” harus disusun dan ditata sedemikian rupa untuk menghindari pemborosan waktu, tenaga, energi, dan uang. Penataan dapat dilakukan berdasarkan alur kerja yang efektif dan efisien.

3. Seiso diterjemahkan sebagai “Bersih”. Siapa yang tidak suka pada kebersihan? Bersih, resik, dan apik bukan saja memanjakan mata melainkan juga memanjakan suasana hati karyawan dan pelanggan. Berbagai penelitian mengungkap kenyataan bahwa tempat yang bersih mendorong orang bersikap lebih positif dan menurunkan tensi emosional sehingga secara tidak langsung meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan pelanggan.

4. Seiketsu diterjemahkan sebagai “Standard”. Semua yang terkait dengan proses bisnis baik itu yang terlihat secara visual maupun yang bersifat prosedural harus distandarisasi. Standard harus dibuat untuk dijalankan sebagai sebuah panduan, prosedur, atau peraturan yang wajib ditaati dengan imbalan dan hukuman yang jelas.

5. Shitsuke diterjemahkan sebagai “Berkelanjutan”. Semua yang sudah diperbaiki harus dipertahankan dan ditingkatkan secara konsisten. Pihak manajemen harus berkomitmen menjadi motor penggerak dan teladan bagi seluruh karyawan tanpa kecuali agar program perbaikan dan peningkatan berlangsung secara berkesinambungan.

1. Total Service

Konsep tanpa implementasi adalah nol besar. Itulah sebabnya kami membangun sistem secara online agar tahap implementasi dapat dipantau dan dievaluasi secara berkala. Kami juga memberikan berbagai layanan yang dapat dipilih sesuai kebutuhan dari mulai konsultasi, pelatihan dan/atau pendampingan (coaching). Dalam implementasinya, kami mengedepankan pendekatan 3G, yaitu Gemba (lokasi sesungguhnya), Gembutsu (Benda yang tepat), dan Genjitsu (Fakta/data yang valid).

1. Total Aspect

Total Kaizen 5S dapat diterapkan pada segala jenis perusahaan yang bergerak di bidang industri barang maupun jasa dari mulai manufaktur, transportasi, pertambangan dan minyak, konstruksi, konsultan, perbankan, hotel, rumah sakit, sekolah, penyelenggara acara, dan masih banyak lagi. Secara internal, program ini juga dapat diterapkan pada seluruh bagian yang terlibat dalam proses bisnis dari mulai produksi, pemasaran, penjualan, administrasi, keuangan, pembelian, pergudangan, layanan pelanggan, dll.

Aktivitas yang meliputi kegiatan Kaizen